Курс ЦБ РФ на 19.10.2017
Доллар США - 57.33 
Евро - 67.45 
Погода в Москве:   +7°C
Последние новости
17 окт 2017, 19:24
Правительство России утвердило правила, по которым будут признаваться в качестве копий...
Поиск
Какой бизнес самый доходный на сегодняшний день?

Принципы организации документооборота компании

09 июн 2016, 20:26
Прочитали 638 раз    0 комментариев

документооборот компанииПостановка документооборота нередко вызывает у начинающего предпринимателя большое количество вопросов. Даже при создании малого предприятия бизнесмен сталкивается с необходимостью формирования определенной системы. Схема движения документов должна быть предельно простой и прозрачной. При этом необходимо обеспечить сохранность бумаг, а также конфиденциальность информации. В отдельных случаях приходится заботиться о защите сведений, признаваемых коммерческой тайной. Как справиться с задачей? Профессиональные юристы подготовили краткую инструкцию, выделив наиболее важные моменты постановки документооборота коммерческой организации.

Три шага к цели

Любая система документооборота построена на определенных принципах. Приступая к созданию собственной схемы, предпринимателю следует озаботиться следующими вопросами:

1. Регистрация

Средством координации документационных потоков служат реестры. Их количество определяют по числу структурных подразделений. Обязательными являются журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Оптимальным вариантом будет регистрация потоков в основных точках движения:

  • секретариат;
  • бухгалтерия;
  • управление персоналом
  • аналитический, правовой, маркетинговый и прочие отделы.

Использование инструмента позволит без труда отслеживать движение документов, контролировать сроки обработки информации, своевременно выявлять нарушения и халатность сотрудников.

[/i]
Юристы обращают внимание, что вести реестры разрешено в электронном виде. При этом ежегодно заводят новые книги, а присвоение номеров возобновляется.

2. Единообразие форм

Другим незыблемым столпом системы документооборота считается локальный нормативный документ, посвященный правилам оформления. Руководитель организации обязан утвердить:

  • учетные формы (движение ценностей и денежных средств);
  • образцы инструкций, положений, регламентов;
  • примеры регистрационных журналов;
  • формы приказов по основной деятельности;
  • правила составления претензий, деловых писем, служебных записок и пр.

Законодатель устанавливает ряд документов, составление которых осуществляется с использованием унифицированных форм. Это нужно учитывать при разработке инструкции по делопроизводству и учетной политике компании. Так, например, нельзя утвердить собственную форму кассового приходного ордера или отказаться от работы с кадровыми приказами.

Специалисты рекомендуют уделить составлению акта большое внимание. Грамотная проработка позволит исключить громоздкость системы, избежать дублирования операций по обработке информации. В тексте инструкции оговаривают сроки текущего и архивного хранения служебной документации, правила оценки ценности и уничтожения. В ней же может предусматриваться раздел о коммерческой тайне.

3. Номенклатура дел

Избежать необоснованного увеличения числа документов поможет утверждение номенклатуры. Эта своеобразная матрица составляется один раз в год. В ней отражают весь список дел, формируемых в каждом структурном подразделении и сроки хранения. Такой подход позволяет исключить чрезмерную формализацию служебных отношений, упростить поиск важной информации.

Номенклатура любого коммерческого предприятия будет включать две категории дел:

  • постоянные;
  • текущие.

К первой группе следует отнести дела, включающие положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, регламенты и правила. Документы утверждаются один раз и изменяются крайне редко (1 раз в 3 – 5 лет). Во вторую категорию войдут папки, состав которых меняется с осуществлением коммерческой деятельности организации. К таковым можно отнести договоры, деловую переписку, приказы по основной деятельности, протоколы оперативных совещаний и мн. др. Впрочем, наименования дел в номенклатуре из года в год будут похожими. Изменения потребуется вносить лишь при выделении новых направлений, реорганизации структуры или реализации проектов.

После построения базиса можно приступить к детализации системы. В сущности, работа сведена к исполнению инструкции по делопроизводству и номенклатуры.

Таким образом, создание четкого, прозрачного и эффективного документооборота возможно. Заниматься решением этого вопроса стоит на ранних стадиях реализации бизнес-плана.

Вас также может заинтересовать
19 апр 2016, 15:42    0 комментариев
При старте любого бизнес-проекта основное внимание следует уделить финансовой стороне вопроса. Когда дело уже набрало необходимые...
Комментарии